一、協同OA是什麼在通向數字化的路上，OA是大多數企業碰到的第一關。OA原意辦公自動化，是利用技術手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理。OA是隨著技術的發展而發展，隨著人們的辦公方式、習慣和管理思想變化而變化，不是一成不變的，所以這就導致瞭不同行業、單位、層次、階段乃至不同領導對OA的看法理解各不相同，沒有一個標準。廣義而言，OA應該是一個企業除瞭生產控制以外信息處理與管理的集合：對於高層管理者而言，是決策系統；對於中層管理者而言是信息管理系統，提供基礎信息，降低其管理成本；對於普通員工而言是事物處理系統，提供良好的辦公手段，使之準確高效地工作。如果把一個組織比作人體，那麼OA就是體內傳遞大腦意志、思想，進行協調運動的神經網絡。如果ERP是生產控制系統，是精確的數學系統，OA則是協作管理系統，是協調的哲學系統。所以我們現在談OA，往往加上協同二字。協同OA落地的最佳方式是以“工作流”為引擎，以“知識管理”為容器，以“信息門戶”為窗口，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。其內容主要分為五大類：信息交流類（核心為IM、郵件、公告、論壇、通訊錄、門戶等）、知識資源類（文檔、雲盤、知識庫）、事物管理類（公文、會議、日程、用車等）、流程管理類（財務、人事、業務流程等），還有輔助的系統管理類（組織架構管理、權限、系統日志、設置等）。雖然在內容上可以分為幾大類，但相比ERP、財務系統，協同OA統一化和標準化難度會更大，甚至不具備標準化的可能性，從市面上的出版物就可見一斑，我找遍全網，發現過去十年隻有兩三本關於OA系統的書，還多是各個廠商主導出版，重點筆墨在介紹其產品設計理念和功能。OA難以標準化，沒有清晰的邊界，可見的深度是一個關鍵原因。現在的協同OA基本都是平臺化的，也隻有平臺化的產品才能稱之為協同OA，平臺化要具備三個特征：一是大部分應用功能模塊都是由平臺化產品派生、定義出來的，而非一個個獨立開發出來的，至少它們是建設在一套軟件設施上。二是系統具備強大的可擴展能力，包括使用規模（用戶數）和應用模式（獨立企業和集團企業）的可擴展。三是系統具備強大的二次開發能力，一方面可以對現有模塊進行局部的修改調整，另一方面可以便捷地開發新的功能模塊，比如信息發佈類應用、各類MIS系統，報表應用、BI門戶類應用等。四是系統必須具備整合能力，包括單店登錄集成、數據對接、異構系統之間功能的整合調用。二、協同OA的關鍵組成前面談到，在落地實踐中，工作流、門戶和知識管理三者的有機整合是最佳方案，接下來談談在協同OA中，這三者承擔的職責及應具備的功能。（1）工作流工作流是將經營管理中的各種事項的處理流程通過軟件實現全過程的規范。主要形式是通過流程定義，完成業務表單的自動流轉、在線審批、全程跟蹤以及決策分析。工作流管理聯盟發佈的WfMC是最廣泛使用的規范。我們常說的BPM是一個涉及工作流、企業應用集成、業務流程改造、重組的概念，與工作流沒有嚴格的界限，但更側重於流程的優化和改進，同時關註和支持第三方應用的集成與協同處理。近年來，工作流在大多數情況已經難以獨立存在瞭，一方面它往往負擔著經營核心的信息管理，另一方面它與協同OA有許多關聯，所以已經成為協同OA中最核心的一部分。在過去，工作流往往會以基礎中間件形式存在，開發人員基於工作流引擎代碼級開發和維護應用系統。這種形式作為一個獨立的產品，能夠承擔復雜的、大規模的應用運行，但也存在明顯制約，基於工作流中間件開發的系統往往質量難以保障，後期維護管理工作困難。現在，工作流則更多以應用平臺的形式存在，直接面向客戶提供設計定義功能，門檻較低，是協同OA中存在的主要形式。經過二三十年的發展和嬗變，工作流已經是一個非常成熟的品類，從能力的角度，可以通過以下八個維度進行評估：流程應用能力：處理對象是否能基於角色化的定義，而非基於人的定義；是否基於圖形化的流程設計；對於流程節點處理模式的支持模式；流程自動化的“條件”處理能力；流程流轉的角色關聯性處理能力；流程之間流轉的聯動、嵌套能力；意見征詢和信息傳閱；流程索回機制；超時處理能力；表單設計能力：完整的表單元素支持能力；明細表和表間關聯支持能力、表單自動化生成能力；表單模板支持；數據校驗；與Office工具的整合設計；表單網頁樣式自定義流程再造能力：是否能作為數據基礎支撐企業流程再造，此項能力的關鍵在於是否具備流程版本可回溯能力。智能化處理能力：流轉路徑智能化、表單預處理智能化、流程聯動智能化。流程監控能力：及時發現超期流程實例；對僵屍實例進行終止清理；知曉所有在運行的流程運行狀況、評估流程應用效果。流程績效考核能力：流程及時性、辦理數量等。流程後管理能力：不僅關註流程過程，更能提供流程結果的信息，支持對這些結果數據進行挖掘、分析。擴展接口能力：數據采集、整合能力；對其他系統影響幹預的能力；工作流系統調用接口；（2）知識管理領域：企業知識管理是指對企業經營過程中各種知識信息不斷積累、挖掘、應用和創新，形成企業經營與管理智慧資本。它是現代企業管理的重要內容，也是協同OA中的關鍵業務之一。在知識管理領域，日本學者Nonaka知識螺旋發展模型廣為流行，他將知識劃分為顯性知識和隱性知識，兩者通過共同化、外化、屆荷花、內化等螺旋過程轉化變化。國內可參閱陳村柏老師的著述《知識管理實務聖經》、《知識管理——正確概念與企業實務》。在信息化體系下，可以將企業知識劃分為靜態知識和動態知識，靜態知識（結果知識）是直接可以供人查閱的現成信息，動態知識（過程知識）則是在各個業務管理的工作流過程中、電子郵件中、項目過程中，不能直接滿足人員應用的知識。如何自動化、智能化地采集、匯總、應用這些知識，是協同OA知識管理的核心。所以，企業知識管理要解決的主要問題有兩大類：一類是知識資源的有效積累問題；二是知識的傳遞與利用問題。統一文檔管理是整個協同OA系統中關於知識管理的核心，可以通過這種思路實現有效積累。所有動態過程的文檔都可以歸檔到統一文檔管理系統中來。知識管理系統要支持自定義、自動化的知識資源挖掘利用，全文檢索是基礎、自動分類和打標簽是重點、交流體系是便捷的手段。當下，語義分析、知識圖譜、大數據挖掘等新技術快速發展，這些技術將會促使知識采集和應用向更智能化、人性化發展。（3）OA門戶：門戶是指集成瞭多樣化、綜合性的信息內容服務的WEB系統網站，系統主要提供新聞資訊、搜索引擎、系統接入、郵箱、社區等內容服務。經過數十年的發展，門戶已形成一套標準的技術規范。在應用層面，門戶聚合瞭很多信息源，向用戶提供瞭“一覽無餘”的統一界面；技術層面，門戶是一個標準、規范的技術體系。在協同OA體系中，門戶約等於辦公門戶，註重內部信息、事務聚合和三統一（用戶、認證、消息）。在上個世紀，門戶產品主要以國外的為主，包括IBM的WebSphere Portal Server、Oracle的Weblogic Portal和WebCenter Portal、微軟的SharePoint Portal Server，還有開源的Liferay體系，這些產品以穩定、全面、笨重著稱，廣泛應用在國內大型企業。目前，國內的主流協同OA平臺都自帶瞭門戶系統，基本能夠覆蓋企業對門戶的絕大部分需求。門戶的核心思想是網頁的個性化，所以應該要具備強大的個性化配置能力，能靈活適配不同用戶、業務單元的定制訴求。隨著企業微信、釘釘等IM工具逐步演變成辦公平臺，我們發現門戶也有瞭一些新的形態，有些部分變得很關鍵，如面向業務人員的門戶配置和定義，有些內容變得不那麼關鍵，如統一的用戶、郵件系統等。總體而言是向著輕量、易用、高效發展。三、協同OA的選型協同OA在產品設計上，要遵循的七大機制：消息不間斷機制、閉環管理機制、信息回執機制、信息索回機制、痕跡可追溯機制、流程輔助決策機制、系統評估機制。這些原則不僅是廠商要重點考慮的，也是企業在選型產品的時候要關註的。下面基於這些原則和企業務實的需要，總結瞭六條協同OA產品選型原則，簡述如下：（1）成熟穩定原則，一看產品從誕生到成熟的時間。一個協同OA如果沒有三五年專註研發雕琢，是很難達到成熟穩定的，而且這個研發是穩定、持續的。二看客戶實踐案例，沒有20個成功的標桿案例也很難說是成熟的；（2）實用、易用原則，協同OA要使用起來才能產生價值，而且使用越廣泛價值越高，所以實用和易用要比功能強大更重要；（3）系統先進性原則，先進性永遠是相對和動態的，一看系統設計是否蘊含先進的現代管理理念；二看是否運用瞭先進的技術；三看是否具備強大的業務處理能力；四看二次開發能力；（4）適用性原則：一看是否適合企業的管理架構；二看能否與企業現有IT基礎匹配；三看能否滿足企業IT規劃；（5）開放性原則：一看數據結構的開放性；二看系統功能接口開放性；三看用戶體系開放性；（6）安全性原則：一看完整、安全的用戶認證體系；二看完善的用戶授權管理體系；三看數據、前後端的安全防范機制。參考材料：《“互聯網+”時代下的協同OA管理》 ，王泉，2016